1.1 Основни понятия в базите данни

    Microsoft Access е приложение за организиране и управление на бази данни. Информацията в базата данни се разпределя в записи, а записите се разделят в полета. При плоската организация файлът се състои от самостоятелен списък от записи, като всеки запис съхранява цялата  информация по даден проблем. Поради това често се получава дублиране на информацията от отделните записи. При базите данни е възможно обединяването на информация от няколко файла (релационна база данни), така че не е необходимо да се въвежда информацията няколко пъти. В такъв случай на всеки набор от дублиращи се полета се съхранява по едно копие. Базите данни се състоят от обекти - таблици, заявки, формуляри, отчети. Всяка таблица се състои от редове (наречени записи) и колони (наречени полета). Записът е колекция от факти, които се отнасят за даден обект, а поле е факт, отнасящ се до всички записи. За да се различава един запис от друг, таблицата трябва да има първичен ключ (идентификатор) - например продуктов код или employee ID, който идентифицира всеки запис. Заявките (с подходящ критерий) служат за откриване на информация, която се намира някъде във Вашите данни. Формулярите дават контрол върху изгледа и въвеждането на Вашите данни, а отчетите конвертират данните в документи.

1.2 Стартиране на Access и отваряне на съществуваща база данни

    Стартирането на Мicrosoft Оffice Аccess 2003 става, като натиснете бутона Старт от лентата за задачи на Windows, след което изберете Всички програми, след това Мicrosoft Оffice и накрая Мicrosoft Оffice Аccess 2003.
За отваряне на съществуваща база данни се използва една от следните стандартни техники за отваряне на документ в Office:
Изберете Open от менюто File, натиснете бутона Open от лентата с инструменти или натиснете Ctrl+O. Или в Windows изберете Open Office Document от менюто Start. След това селектирайте файла на базата данни в диалоговия прозорец Open или в диалоговия прозорец Open Office Document.
Изберете файла на последната отваряна база данни от долната част на менюто File или щракнете върху името на последния отварян файл на база данни в областта Open A File в долната част на панела за задачи New File, който можете да отворите като изберете New от менюто File.
За разлика от повечето други приложения на Office, ако отворите база данни от самия Access, ще бъде затворена всяка база данни, която вече е отворена. За да отворите повече от една база данни едновременно, трябва да отворите допълнителна база данни извън Access или да стартирате друга инстанция на Access.

1.3 Навигация в работната среда на Аccess

    Въвеждането на данните е най-просто и лесно чрез формуляри. Хората въвеждат информацията във формуляри, а тя се записва в таблици. Формулярите съдържат падащи списъци - за въвеждане на номенклатурни данни, както и навигационни бутони - за лесно предвижване между записите.

1.4 Сравнение между Datasheet View и Design View

    Когато модифицирате данните, записани в базата данни в изглед Datasheet - например когато добавяте, променяте или изтривате запис в Datasheet View, Access автоматично записва Вашите промени във файла на базата данни. Когато модифицирате дизайна на обект на база данни - например когато добавяте, премахвате или модифицирате полетата в Design View на таблица или когато променяте колоните в Datasheet View, трябва ръчно да запишете направените промени

II. Създаване на таблици

2.1 Създаване на База данни

    След стартиране на програмата, за да създадете празна база от данни, трябва да изберете бутона New от лентите с инструменти или New от меню File, след което прозорецът на задачи за нов файл се появява от дясно на Вашия екран. Избирате Blank Database, при което се появява диалоговият прозорец File New Database. Давате име на файла, след което избирате бутона Create. Вашата база от данни вече е създадена. База данни може да се създаде и базирана на шаблон. В такъв случай избирате бутона New от лентите с инструменти, след което прозорецът на задачи за нов файл се появява от дясно на Вашия екран. Избирате  Templates on My Computer, след което на Вашия екран се появява диалоговият прозорец Templates. Избирате Databases, след което избирате базата данни, която Ви трябва - да речем базата данни Contact Management. След това натискате бутона Оk. На екрана се появява диалоговият прозорец File New Database. Натискате бутона Create, след което трябва да преминете през няколко стъпки, за да създадете базата от данни. Първата стъпка Ви уведомява какво се съдържа в базата от данни. Избирате Next, за да продължите. Втората стъпка Ви показва какви полета се съдържат в таблиците на базата от данни. С отметка са отбелязани полетата, които ще бъдат включени в базата  данни. Ако някое от полетата не Ви е необходимо, просто трябва да махнете отметката. За да продължите избирате Next. В третата стъпка Вие можете да изберете стила за визуализиране на формулярите. Избирате стила, след което, за да продължите избирате Next. В четвъртата стъпка можете да изберете стила на Вашите отчети. След като го изберете, за да продължите трябва да натиснете Next. В петата стъпка можете да напишете желаното от Вас заглавие за базата от данни, както и например да вмъкнете Вашето лого в отчетите, като изберете бутона Picture. За да продължите натискате Next, след което избирате бутона Finish и базата данни започва автоматично да се създава, заедно с обектите в нея.

2.2 Създаване на таблица чрез Table Wizard

    Можете да създадете таблица с помощта на Wizard (съветник). Това става, като щракнете двукратно върху “Create table by using wizard”. На екрана Ви се появява диалоговият прозорец Table Wizard. Първо избирате категорията на таблицата: за бизнес или лични. След което от Sample tables избирате съответния тип на таблицата, т.е. каква информация ще се съдържа в нея. След това с бутона, наподобяващ знак за по–голямо, избирате полетата, които искате да се включат във Вашата таблица. Можете да преименувате полетата, за да бъдат с наименования по Ваш избор, като изберете бутона Rename Field. Натискате бутона Next, за да продължите. Във втората стъпка трябва да дадете наименование на таблицата и да изберете дали Аccess автоматично да сложи първичен ключ или не. След това избирате Finish за край.

2.3 Създаване и модифициране на таблици в Design View

    За целта трябва да щракнете двукратно върху Create table in design view. Най–горната част на прозореца Table в изглед Design изобразява колони, в които можете да въвеждате имената на полетата в Field name, типа на данните за всяко поле в Data type. Обикновено първото поле е идентификатор и за това неговият тип е Autonumber. Този идентификатор е и първичен ключ. Създаването на такъв първичен ключ става, като щракнете с десния бутон на мишката върху реда съдържащ идентификатора и избирате Primary key. Във Field properties можете да зададете допълнителни свойства на полето. Също така, за да създадете падащ списък, трябва да изберете за съответното поле от Data type – Lookup wizard. Диалоговият прозорец Lookup wizard се появява на Вашия екран. Избирате опцията “I will type in the values that i want”, което в превод означава, че Вие сами ще напишете стойностите на полето (например списък с градове). Натискате бутона Next, за да продължите. Във втората стъпка въвеждате стойностите на полето и натискате бутона Next, за да продължите, след което избирате Finish за край.

2.4 Добавяне на полета към таблица

За да добавите ново поле към таблица в края на списъка, щракнете в колоната Field Name на първия празен ред в списъка с полета в горната част на прозореца на изгледа Design и въведете името на полето. За да осъществявате лесен достъп до тези полета от Visual Basic for Applications е добре да избягвате включване на интервали. Ако искате полето да бъде наименувано с по-достъпно име в изгледа Datasheet, като включите, ако желаете и интервали, можете да присвоите това име на свойството Caption (от General на Field Properties) на полето. Ако свойството Caption има стойност, Access ще използва тази стойност за именуване на колоната на полето в изгледа Datasheet; ако свойството Caption е празно, Access ще постави име на колоната, използвайки името на полето.
    За да вмъкнете ново поле между две съществуващи полета в списъка, щракнете върху по-нискостоящото от двете полета и след това изберете Insert, Rows или натиснете бутона Insert Rows от лентата с инструменти. Друг начин да вмъкнете поле е да селектирате целия ред, разположен под желаната позиция като щракнете върху селектора на реда (квадратчето в левия край на реда) и след това натиснете клавиша Insert.

2.5 Добавяне и редактиране на записи

    Добавянето се извършва в последния ред на изгледа Datasheet, който е маркиран със звездичка. Можете бързо да преминете към него като натиснете бутона New Record от лентата с инструменти. За да въведете данни в нов запис или да модифицирате съществуващ запис в таблицата, щракнете в полето, което искате да попълните или промените. Преминаването от ляво на дясно през колоните в записа става с Enter или Tab. За да преминете една колона назад натиснете Shift+Tab. Веднага след като започнете въвеждане или промяна на информацията в запис, селекторът на ред се превръща в изображение на моливче, показвайки, че записът съдържа незаписани промени.

2.6 Преместване и изтриване на полета

    За да преместите поле в друга позиция на списъка с полета, първо селектирайте целия му ред в изглед Design View, като щракнете върху селектора на ред. След това може да използвате едно от следните действия: Използвайки мишката  да издърпате селектора на ред нагоре или надолу до новата позиция; Може също да изберете Cut  от менюто Edit (или бутона Cut от лентата с инструменти) или натиснете Ctrl+X. На въпроса Do you want to permanently delete the selected field(s), кликнете Yes. След това щраквате в реда, разположен под желаната нова позиция на полето и избирате Paste от менюто Edit (може и бутона Paste от лентата с инструменти) или Ctrl+V. Необходимо е да щракнете точно върху реда под желаната позиция на вмъкване, така че той да съдържа текстовия курсор. В противен случай може да селектирате целия ред и той ще бъде изтрит, когато копирате в него. Забележка: този метод не може да се използва, ако  в момента полето е част от една или повече релации.
    За да премахнете поле от таблица, щракнете някъде в реда на полето в списъка от полета и изберете Edit, Delete или щракнете върху селектора на ред, за да селектирате реда и натиснете клавиша Delete. Ако полето е използвано за създаване на релация с друга таблица не може да бъде изтрито - затова първо трябва да се премахне релацията.

2.7 Изтриване на записи

    За да изтриете запис,селектирайте го с щракване върху неговия селектор на ред в Datasheet View и след това изберете Edit, Delete Record; натиснете бутона Delete Record от лентата с инструменти или просто натиснете Delete. За да изтриете цяла група съседни записи,първо селектирайте всички записи като щракнете върху селектора на ред на първия запис и издърпате селекцията надолу върху другите записи. След това по вече описания начин се подава команда Delete. Появява се диалогов прозорец, съобщаващ какво точно изтривате - за да изтриете записа изберете Yes (в такъв случай записът не може да бъде възстановен), a за да го запазите - No.

III. Работа с таблици

3.1 Форматиране на таблици

    Форматирането на таблица определя начина, по който данните в таблицата се съхраняват, обработват или визуализират. Включва се шрифта (тип, големина, цвят) на текста в полетата - променя се от опцията Font на меню Format. Опцията Datasheet Formatting служи за промяна на вида на клетките в таблицата – издигнати (Raisen), вдлъбнати (Sunken) и нормален вид (Flat), както и за промяна на вида на таблицата - ляво или дясно ориентирана на листа. Опциите Row Height и Column Width Ви дават възможност да определяте съответно височината на редовете и ширината на колоните. Промяна на името на колоната се извършва след като я маркирате и изберете Rename Column от менюто Format. При необходимост можете да скривате колони (след като първо маркирате съответната колона) и да ги показвате-това става чрез опциите Hide Columns и Unhide Columns. Съществува и противоположната на скриване функция – “замразяване” на колони. Така имате възможност да запазите избраните колони видими без значение накъде движите курсора. Функцията се включва и изключва съответно от опциите Freeze Columns и Unfreeze All Columns в меню Format.

3.2 Модифициране на свойствата на полета от таблица

Свойствата на полетата се задават с помощта на страниците General и Lookup в долната част на прозореца на изгледа Table Design. За целта трябва да извършите следните стъпки:
Ø Маркирате необходимото Ви поле, като щракнете някъде в реда на полето или селектирате реда.
Ø Избирате страницата General, за да зададете свойства с общо предназначение или страницата Lookup, за да модифицирате свойствата, които придават специфика на полето.
Ø Щракнете в полето за всяко свойство, което искате да модифицирате и въведете нова стойност или го селектирайте от падащия списък, ако е възможно.
Свойството Field size контролира големината на  мястото, заделено за конкретното поле. Свойството Format определя начина на визуализиране на данните на екрана или за тяхното отпечатване. Повечето типове данни ви дават възможност да дефинирате входна маска - Input Mask. Тя помага да въвеждате само валидни данни в полето-показва знаци за запазени места, указващи броя на знаците, които трябва да въведете. Включват се знаци за разделители (скоби, тире и др.). Така въвеждането на неподходящ знак става невъзможно. Ако въведете текст в полето Caption, Access ще използва този текст за да постави етикет (описание) на полето в изгледа Datasheet. Ако оставите полето Caption празно, Access поставя етикет на полето като използва неговото име. Ако създавате база данни, в която дадено поле обикновено съдържа една и съща стойност, можете да я зададете на свойството Default Value. Ако в полето на свойство Required селектирате Yes, Access ще изисква задължително въвеждане на стойност в полето, когато записа се създава или модифицира. Свойството Indexed контролира дали поето е индексирано - индексирането на поле значително ускорява търсенето, сортирането и изпълнението на заявки по това поле.

3.3 Сортиране на записи в таблица

    За сортиране се използват опциите в Sort от меню Record или съответните бутони на лентата с инструменти Table Datasheet - Sort Ascending (за сортиране по азбучен ред) и Sort Descending (за сортиране в ред обратен на азбучния). Това важи и в случай на сортиране по числен показател. За да извършите сортирането първо избирате показател по който да подредите информацията, като за целта маркирате съответната колона или щракнете веднъж в някое от полетата на тази колона (пр. име, адрес, пощенски код, ЕГН и др.) и след това натискате съответния бутон за сортиране.

3.4 Търсене на записи и филтриране на записи

    Търсенето на запис се стартира чрез опцията Find на менюто Edit, от лентата с инструменти или чрез Ctrl+F. В полето Find What въвеждате записа който искате да откриете, за да прегледате или промените. Най-бърза промяна (особено ако записът се повтаря) можете да извършите, като при отворен прозорец Find изберете страницата Replace и в полето Replace With запишете новата стойност на клетката. За да приключите натискате бутона Replace (ако желаете да проследите по стъпки кои записи се заменят) или бутона Replace All (за да замените всички тези идентични записи).
    Има четири начина да зададете филтър, за да откриете нужната Ви информация. Те се избират от опцията Filter на менюто Records. Първият начин е да изберете Filter By Form. В такъв случай Вие въвеждате признака по който да се филтрира информацията. Тогава в горния край на екрана се появява меню Filter. За да завършите филтрирането от това меню избирате Apply Filter. По този начин можете да зададете филтриране по повече от един признак - след като въведете първия признак, натискате Enter и въвеждате следващия признак. По втория начин първо избирате признака за сортиране - щраквате в съответното поле (напр. име - така филтъра ще покаже всички в базата данни с име Димитър, Станимир и т.н.) и след това от менюто Record избирате Filter By Selection. Аналогично ако от същото меню изберете опцията Filter Excluding Selection, ще сортирате информацията по избрания признак като този път в нея няма да фигурира полето, което сте селектирали преди това т.е така например по аналогия с предишния пример ще филтрирате имената така, че сред тях няма да има Димитър. Четвъртият начин е чрез Advanced Filter. В долната част на показалия се прозорец “Filter” избирате дали сортирането след филтрирането да се извърши по азбучен или в обратен на него ред, полето и признака на филтриране, щраквате с десния бутон на мишката и селектирате Filter By Form. Можете да използвате и малкото прозорче, което носи името на файла Ви - в него щраквате с десния бутон на мишката в полето, което искате да е признак по който да се филтрира и от падащото меню избирате Apply Filter.

  3.5 Установяване на връзки между таблиците

     В някои случаи Access ще дефинира връзките между таблиците (релации) вместо Вас. В други случаи необходимите релации трябва да бъдат дефинирани явно. За да направите това, трябва да изпълните следните стъпки:
1.  Затворете всички отворени таблици.
2.  Отворете прозореца Relationships, като изберете Tools, Relationships или натиснете бутона Relationships от лентата с инструменти.
3.  В една типична релация, полето в една от двете таблици има уникална стойност. Два типа полета съхраняват уникални стойности: полето, назначено за първичен ключ и полето, чието свойство Indexed има зададена стойност Yes (No Duplicates). Полето в другата таблица има не уникална стойност т.е свойството Indexed е No или Yes (Duplicates OK). Таблицата с уникалното поле се нарича първична, а другата-свързана. Необходимо е типовете данни от това поле в двете таблици да са еднакви.
4.  В прозореца Relationships щраквате с десния бутон на мишката и избирате Show Table. От появилия се диалогов прозорец избирате списък на обектите в зависимост от вида им-таблици (Tables), записи (Queries) или и двете (Both). За да дефинирате нова релация, издърпайте свързаното поле (това, което има уникална стойност или съответното му) от списъка с полета на една от таблиците върху свързаното поле в списъка с полета на другата таблица и натиснете бутона Create в диалоговия прозорец, който се появява. Образуваната релация се изобразява графично.

3.6 Създаване на подтаблици

Създаването на подтаблица е в голяма степен обвързано със създаването на релация между две таблици. След като сте създали релация между две таблици по гореописания начин, отново отваряте прозореца Relationships, щраквате с десния бутон на мишката върху връзката и от падащото меню избирате Edit Relationship. Ако желаете вида на връзката да се вижда в прозореца Relationship, в диалоговия прозорец включвате Enforce Referential Integrity и Cascade Update Related Fields. Натискате бутона Join Type и в зависимост от това коя таблица искате да бъде главна и коя - подтаблица, избирате съответния тип връзка. След това в двата диалогови прозореца щраквате OK. Подтаблиците се появяват в изгледа Datasheet View на главната таблица след селектиране на изображението на „плюс” в левия край на таблицата за съответния запис.

3.7 Импортиране на записи от външен източник

 Можете да вмъкнете таблица създадена извън Аccess. Това става, като от менюто Insert изберете Table. На Вашия екран се появява диалоговият прозорец New Table. Избирате Import Table и щраквате бутона ОК. На екрана Ви се появява диалоговият прозорец Import. От Files Of Type избирате файловия формат на таблицата, която искате да вмъкнете - например Microsoft Excel. Избирате таблицата, която искате да вмъкнете и натискате Import. На Вашия екран се появява съветникът за вмъкване на таблици. Тъй като обикновено работните книги на Excel съдържат множество листове, то в първата стъпка Вие трябва да изберете кой точно лист искате да вмъкнете. Натискате бутона Next, за да продължите. Във втората стъпка съветникът Ви пита дали първият ред от Вашата таблица съдържа наименованието на полетата, ако да - трябва да изберете отметката „First row contain columns headings”. Натискате бутона Next, за да продължите. В третата стъпка съветникът Ви пита дали искате да вмъкнете тази таблица като нова или като част от вече съществуваща. Натискате бутона Next, за да продължите. В четвъртата Аccess Ви пита дали искате автоматично да постави първичен ключ. Натискате бутона Next, за да продължите. След което съветникът Ви пита за наименованието на таблицата. След като го напишете, натискате Finish за край. При вмъкването на таблици, вмъкната таблица става вече отделна таблица и промените, нанесени в нея, не се отразяват в първоизточника.

 IV. Създаване и използване на заявки

4.1 Създаване и стартиране на заявка

 Заявката е инструмент за извличане, комбиниране и визуализиране на данни от една или повече таблици, по зададен от Вас критерий. За да създадете нова заявка, отваряте диалоговия прозорец New Query, избирайки New от страницата Queries на прозореца Database. След това за да ви асистира Access избирате съветника  Simple Query Wizard и кликвате OK. В първия диалогов прозорец на съветника селектирате всички полета, които искате а включите в заявката. Таблиците, от които селектирате полета се избират от падащия списък Tables/Queries. Можете да селектирате полета от повече от една таблица, но за целта трябва да има създадени релации между тях. Когато приключите с избора на полета, натискате бутона Next. Ако сте селектирали числово поле се появява прозорец, който Ви позволява да изберете типа на заявката, която искате. В последния диалогов прозорец въвеждате заглавие за Вашата заявка в полето “What title do you want for your query?”. Ако сте готови да разгледате заявката си, селектирате опцията Open the query to view information, за да отворите заявката в изглед Datasheet.

4.2 Задаване на критерии към заявка

     Първо отваряте заявката, към която искате да зададете критерий в изглед Design View. Щраквате в клетката на реда Criteria за полето на което искате да въведете критерий и го въвеждате, като синтаксисът на командата е [ ], например [LastName]. Може също и да използвате вариантите, които предлага Access, като щракнете в съответната клетка с десния бутон на мишката и от падащото меню изберете Build. Показва се прозорец, от който избирате таблицата или заявката, съдържаща нужното поле. След това избирате полето и то става критерий във Вашата заявка. Забележка: Критерият не трябва да има същото име, като полето в което е – например, ако полето е „Фамилия”, критерият може да бъде „Въведете фамилия”. Ако в същия случай критерият е „Фамилия”, то той няма да се задейства и заявката ще изведе всички записи с попълнено поле „Фамилия” и  така няма да се извлече само определената част от информацията.

4.3 Използуване на оператори за сравнение в заявка

    Съветникът Find Duplicates Query Wizard създава заявка, която преглежда селектирана таблица или заявка и визуализира списък на всички записи, съдържащи дублиращи се стойности за дадено поле. За целта от прозореца Database избирате Queries, New, Find Duplicates Query Wizard. В диалоговия прозорец на съветника селектирате обекта, чийто записи искате да проверите (има опция да търсите в списък с таблици, записи или и двете). След това с двойно кликване или чрез помощните бутони избирате полетата, които желаете да проверите. Следва въпрос дали желаете да видите някое допълнително поле от таблицата или записа (напр. за да определите по-лесно кои записи се повтарят) и ако е така избирате и тях по описания начин. Натискате Next за да преминете към следващата стъпка, в която озаглавявате заявката и избирате Finish, след което резултата се извежда автоматично.

4.4 Създаване на изчисляеми полета

    Заявка с изчисляеми полета се прави към таблица, съдържаща необходимите полета (с изключение на полето, в което ще се изчислява). Например имате таблица с полета: № на продукта, описание, цена, брой в поръчката. В такъв случай от прозореца Datasheet избирате Queries, New и от прозореца New Query щракнете Design View. Стандартно се появява и прозореца Show Table, a ако не се появи-кликвате с десния бутон на мишката извън таблицата и от падащото меню избирате Show Table. В него избирате от коя таблица искате да използвате изчисляеми полета, щраквате Add и след като таблицата се появи - Close. За да изберете кои полета да фигурират в заявката щом я отворите (необходимо е поне едно поле), натискате левия бутон на мишката в съответното поле, задържате го натиснат и влачите полето до празно поле в заявката. В дадения пример нека това са № на продукта,  описание, цена и брой. След това избирате празна клетка в реда Field на заявката и там въвеждате формулата за изчисление, която има специфичен синтаксис: Име на полето: [ име на поле, чийто клетки участват в изчислението]оператор[име на друго поле] и т.н. За настоящия пример формулата ще има вида: Поръчка: [цена]*[брой]. Оператор са знаците +, -, *, / и др. В тази формула можете да използвате и готови оператори като Sum, Count, Avg, Var и др.

4.5 Създаване на заявка към  повече от една таблица

    Съветникът Find Unmatched Query Wizard създава заявка, за сравнение на две таблици. Тя открива всички записи от едната таблица, които нямат свързан запис в другата.Така можете да откриете несъответстващи записи в таблици, които са свързани от релация по между си. В прозореца Datasheet избирате Queries, New и след това Find Unmatched Query Wizard. В показалия се диалогов прозорец избирате последователно таблиците, за които искате да създадете заявката. Списъците с полета се появяват в колони, след като изберете Next. Трябва да изберете съответстващите полета с данни (дори и да са с различни имена), като натискате бутона за еквивалентност между тях след избора на всяка двойка полета. Продължавате с Next и избирате полетата, които да се виждат в заявката щом изведе резултата (най-сигурно е, че няма да пропуснете поле, ако селектирате всички полета). Щраквате Next, озаглавявате заявката и кликвате Finish.
    Можете да създадете и обикновена заявка за повече от една таблица по стандартния начин, но трябва преди това да се убедите,че обектите (заявки или таблици), към които създавате тази заявка, са свързани от релация по между си.

4.6 Отпечатване на заявка

    Отворете заявката, която искате да разпечатате в изгледа Datasheet View. За да прегледате печатния вид на Вашата заявка, можете да превключите в изгледа Print Preview - избира се от менюто File. За да въведете промяна по настройките за принтиране изберете Print от менюто File и селектирайте нужните Ви опции. Ако нямате нужда да променяте настройките или вече сте приключили с тях, натискате Print от диалоговия прозорец Print от меню File или бутона Print от лентата с инструменти.

V. Проектиране на формуляри 

5.1 Създаване на формуляри чрез средството Auto Form

    Формулярът представлява прозорец, съдържащ набор от контроли (етикети, текстови полета и полета за отметка), позволяващ Ви да преглеждате въвеждате или редактирате информация от базата данни.
    За да създадете формуляр, чрез Auto Form, от прозореца Datasheet избирате Forms и след това New. Показва се диалоговия прозорец New Form, в който има пет вида Auto Form, като без значение кой от тях ще изберете, трябва да попълните полето под тях с името на таблицата или заявката, от която идва информацията. При използване на Auto Form Columnar, всяко поле се появява на отделен ред с индекс в ляво от него. Ако изберете Tabular, всеки запис се появява на един ред име на полето в първата клетка от колоната. При Auto Form Datasheet, записите имат изглед, като на таблица в изглед Datasheet. В Pivot Table и Pivot Chart имате възможност да добавяте полета като ги влачите от списъка с полета до различни позиции в изгледа.

5.2 Създаване на формуляри чрез Form Wizard

    Създаването на формуляри става, като първо изберете Forms от диалоговия прозорец на Вашата база от данни. След което щракнете два пъти с мишката върху “Create form by using wizard”. На Вашия екран се появява съветникът Form wizard. В първата стъпка избирате на коя таблица или заявка ще бъде базиран Вашия формуляр. След което с помощните бутони избирате полетата, които ще бъдат включени във Вашия формуляр. Продължавате с бутона Next. Във втората стъпка трябва да изберете типа на подреждане на полетата във Вашия формуляр. След което избирате бутона Next, за да продължите. В третата стъпка трябва да изберете дизайна на Вашия формуляр и отново избирате бутона Next, за да продължите. В последната стъпка именувате Вашия формуляр. Избирате бутона Finish, за да продължите. Вашият формуляр е готов за попълване.

5.3 Добавяне на контроли към формулярите

    Във формуляр, който е базиран на дадена заявка или таблица на база данни може да бъде добавена допълнителна контрола, избрана от Вас. Ако искате да добавите ново поле, чрез което да упражнявате контрол върху таблицата, на която е базиран формуляра, трябва да направите следното: отваряте необходимия Ви формуляр в Design View, щраквате върху бутона Field List от лентата с инструменти и от появилия се прозорец, задържайки левия бутон на мишката натиснат влачите нужното Ви поле до мястото, което си изберете във формуляра. Други видове контроли можете да добавите като отворите формуляра в изглед Design View, щракнете с десния бутон на мишката и от падащото меню изберете Toolbox или натиснете бутона Toolbox от лентата с инструменти. Появява се лента с инструменти, която съдържа голямо разнообразие на контроли - слагане на отметки, нови полета, прилагане на подтаблици и др. Те се добавят по описания вече начин - чрез влачене с помощта на мишката до избраното място.

5.4 Модифициране на свойствата на контролите

    За целта отваряте формуляра, който съдържа контролата, чийто свойства искате да модифицирате в изглед Design View и отворете лентата с инструменти Toolbox (напр. като натиснете бутона Toolbox от лентата с инструменти Form Design). След това кликнете върху контролата, чийто свойства искате да промените и натиснете бутона Properties от лентата с инструменти Form Design. В появилия се прозорец Default Text Box можете да промените кое да е от свойствата на избраната контрола. Например ако сте избрали да промените свойствата на контролата Text Box, Access отваря прозореца Default Text Box, за да Ви покаже, че променяте свойствата, които са зададени на контролата по подразбиране.

5.5 Навигиране във формулярите

    Навигация във формулярите се извършва основно с помощта на контролните бутони, разположени в долния, ляв ъгъл на прозореца на формуляра в Datasheet View. Първият бутон Ви показва първия запис от базата данни, без значение кой запис сте преглеждали преди това. Вторият бутон Ви показва предишния поред запис. Следва поле, което Ви показва поредния номер на текущия запис. Следващите два бутона са аналогични на първите два - съответно за извеждане на следващия поред запис и на последния запис в базата данни. Последният бутон Ви извежда празни полета, в които да въведете нов запис, който можете да запишете и във формуляра, без да Ви се налага да отваряте базата данни и да въвеждате навия запис в нея.

5.6 Въвеждане на записи във формулярите

    Най-лесният и удобен начин за въвеждане на нов запис във формуляр е чрез използване на бутона за навигация, в който има изображение на звездичка. Друг начин е да отворите базата данни (таблица или заявка), към които е създаден формуляра и да въведете записа в нея. Той автоматично ще се появи и във формуляра.

5.7 Създаване на изчисляеми контроли

    Изчисляемата контрола съдържа формула в някое от полетата за данни. Тази формула може да съдържа име на поле, име на поле от подтаблица или заявка, или име на друга контрола. За да създадете такава контрола, избирате Forms (от прозореца Database), New, Design View и въвеждате името на обекта, от който въвеждате данни (за който правите формуляра). Появява се прозорец, носещ името на обекта и съдържащ списък с имената на полетата в този обект. От там избирате нужните Ви полета (тези, които съдържат данни, необходими като даденост на формулата) и ги влачите до избрано от Вас място в прозореца на формуляра. След това в ново поле въвеждате формулата, като имената на полетата в нея трябва да се въведат така: [име на поле]. Например: от таблица ползвате за източник на информация полетата Описание (на продукт), Цена и Брой, а в полето Крайна цена се изчислява крайната сума. Продуктите и цените са въведени, а в полето Крайна цена въвеждате формулата - тя ще има вида  “=[Цена]*[Брой]”. След това давате име на формуляра, записвате го и можете да го отворите в изглед Datasheet View за да продължите по-нататъшната си работa.

VI. Проектиране на отчети

6.1 Създаване на отчет чрез Auto Report

    Отчетите се използват предимно за отпечатване на селектирана информация от база данни. Те могат да визуализират данни директно от една или повече таблици или да визуализират резултатите от заявка.
    За да създадете отчет, използвайки Auto Report, трябва от прозореца Datasheet да изберете Reports, New. В показалия се диалогов прозорец New Report има два вида Auto Report в зависимост от изгледа, който желаете. При използване на Auto Report Columnar, всяко поле се появява на отделен ред с индекс в ляво от него. Ако изберете Tabular, всеки запис се появява на един ред, с име на полето в първата клетка от колоната. Auto Report създава отчети, които показват всички полета и записи.

6.2 Създаване на отчет чрез Report Wizard

    За да отворите този съветник, трябва щракнете два пъти с мишката върху “Create report by using wizard” в прозореца Datasheet, Reports. На Вашия екран се появява съветникът Report Wizard. В първата стъпка избирате на коя таблица или заявка ще бъде базиран Вашият отчет. След което избирате полетата, които ще бъдат включени във Вашия отчет и избирате бутона Next, за да продължите. Във втората стъпка съветникът Ви пита в каква последователност искате да са подредени полетата във Вашия отчет. След което избирате бутона Next, за да продължите. В третата стъпка можете да сортирате записите по някое от полетата във Вашата база от данни и натискате бутона Next, за да продължите. В четвъртата стъпка трябва да изберете типа на подреждане на полетата във Вашия отчет. Продължавате с бутона Next. В петата стъпка трябва да изберете дизайна на отчета. След което избирате бутона Next, за да продължите. В последната стъпка озаглавявате отчета. Вашият отчет е готов за отпечатване.

6.3 Добавяне на контроли към отчетите

    В отчет, който е базиран на дадена заявка или таблица на база данни може да бъде добавена допълнителна контрола, избрана от Вас. Ако искате да добавите ново поле, чрез което да упражнявате контрол върху таблицата, на която е базиран отчетът, трябва да направите следното: отваряте необходимия Ви отчет в Design View, щраквате върху бутона Field List от лентата с инструменти и от появилия се прозорец, задържайки левия бутон на мишката натиснат влачите нужното Ви поле до мястото, което си изберете в отчета. Други видове контроли можете да добавите като отворите отчета в изглед Design View, щракнете с десния бутон на мишката и от падащото меню изберете Toolbox или натиснете бутона Toolbox от лентата с инструменти. Появява се лента с инструменти, която съдържа голямо разнообразие на контроли - слагане на отметки, нови полета, прилагане на подтаблици и др. Те се добавят по описания вече начин - чрез влачене с помощта на мишката до избраното място.

6.4 Форматиране на отчети

В някои случаи може би ще Ви се наложи да модифицирате отчетите си, например да ги оцветите по някакъв начин. Това става, като изберете съответния отчет, след което изберете бутона Design. След което щракате с десен бутон на мишката там, където искате Вашият отчет да има цвят и избирате Fill/Back Color и избирате цвят от палитрата. Записвате промените и затваряте отчета. Форматиране на клетки от поле можете да извършите като селектирате клетката и изберете Conditional Formatting от менюто Format. Oт там се променя вида и цвета на шрифта в поле, възможно е и да се зададат условия, при които да се промени използвания формат. Тези условия са два вида:
1) Ако типа данни в полето е цифров, можете да зададете като условие стойността да е по-малка от зададена, по-голяма, да принадлежи на зададен интервал или не и др.
2) Ако данните в полето са в текстов вид, задавате условието в случай за съвпадение.
Също в менюто Format, чрез опцията Change To имате възможност да промените изгледа на избрано от Вас поле.

6.5 Манипулиране на контролите в отчетите

    Преместването на контрола в отчет става, като при отворен отчет в Design View, щраквате веднъж върху контролата с левия бутон на мишката и без да го пускате влачите контролата до избраното място. Можете да модифицирате свойствата на контрола (тип, размер и др.), като в изгледа Design View на отчета, щракнете с десния бутон на мишката и изберете Toolbox или натиснете бутона Toolbox от лентата с инструменти. След това кликвате върху съответната контрола от новопоявилата се лента с инструменти и натискате бутона Properties, който също се намира в лентата с инструменти.

6.6 Отпечатване по предварителна визуализация на отчетите

    За да прегледате печатния вид на Вашия отчет, можете да превключите в изгледа Print Preview - избира се от менюто File. За да дефинирате полета, ориентация на страница, източник на хартия, разположение на колони и др. отворете отчета в някакъв изглед или го селектирайте в прозореца Database и изберете File, Page Setup, за да отворите диалоговия прозорец Page Setup. Когато сте готови да отпечатате Вашия отчет, отворете го в някой изглед или го селектирате в прозореца Database и изберете File, Print или натиснете Ctrl+P, за да отворите стандартния диалогов прозорец Print, който Ви позволява да селектирате настройките на принтера и опциите за печат. Можете и да натиснете бутона Print в лентата с инструменти, за да отпечатате веднага Вашия отчет, използвайки подразбиращите се опции.

Независимо дали пишете писмо, или въвеждате числови данни, клавиатурата е основният начин за въвеждане на информация във вашия компютър. Знаете ли обаче, че можете да използвате клавиатурата и за управление на вашия компютър? Научаването само на няколко прости команди (инструкции за вашия компютър) може да ви помогне да работите по-ефективно. Тази статия съдържа основите на работата с клавиатурата и ви въвежда в клавишните команди.